MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

  1. OBJETIVO

El presente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales (el “Manual”) adoptado por el Grupo Empresarial Nitrofert, que para efectos del presente documento deberá entenderse por el Grupo Empresarial Nitrofert cualquiera de las sociedades que lo integran, de forma conjunta o individual, según el contexto donde se enuncie alguna de las siguientes Compañías miembro del Grupo Empresarial: (i) NITROFERT S.A.S. – NIT. 901.174.177; (ii) INTEFERT S.A.S. – NIT. 901.564.957; (iii) NITROCARIBE S.A.S. – NIT. 901.594.213; (iv) NITROCREDIT S.A.S. – NIT 901.856.841; (v) NITROFOODS CO S.A.S. – NIT 901.856.277; (vi) NITROFARM S.A.S. – NIT 901.762.900, busca establecer lineamientos claros que permitan dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen, deroguen o sustituyan en relación con los datos personales, como responsables de su tratamiento. Lo anterior, comunicando la finalidad y el tratamiento al cual son sometidos los datos, definiendo procedimientos generales en donde los titulares de la información conozcan cuáles son sus derechos, cómo ejercerlos y dando a conocer el responsable del tratamiento de los datos.

  1. ALCANCE

En el giro ordinario de sus negocios y de las gestiones para el desarrollo de su objeto social, ya sea de manera permanente u ocasional, el Grupo Empresarial Nitrofert tratará los datos personales y datos sensibles de los titulares y realizará operaciones de recolección, uso, almacenamiento, circulación, supresión, transmisión o transferencia de datos personales y datos sensibles de los titulares. Teniendo en cuenta lo anterior, se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento o se encuentren bajo la administración del Grupo Empresarial Nitrofert, considerando responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, las compañías que conforman el Grupo Empresarial NITROFERT: (i) NITROFERT S.A.S. – NIT. 901.174.177; (ii) INTEFERT S.A.S. – NIT. 901.564.957; (iii) NITROCARIBE S.A.S. – NIT. 901.594.213; (iv) NITROCREDIT S.A.S. – NIT 901.856.841; (v) NITROFOODS CO S.A.S. – NIT 901.856.277; (vi) NITROFARM S.A.S. – NIT 901.762.900.

  1. FUNDAMENTO DE DERECHO

Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”; Las compañías mencionadas que conforma el Grupo Empresarial Nitrofert mencionadas en el alcance del presente manual, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, se adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos. El presente manual se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores y/o acreedores, empleados, accionistas, aspirantes a cargos vacantes, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información al Grupo Empresarial Nitrofert.

  1. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan el derecho de habeas data y protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para que las Compañías del Grupo Empresarial NITROFERT lleven a cabo el tratamiento de sus datos personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medios técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el “responsable”, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a esta y las finalidades del tratamiento que desde el Grupo Empresarial Nitrofert se dará a los datos personales, publicados en los Canales de Atención.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento por parte del Grupo Empresarial Nitrofert.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El Grupo Empresarial Nitrofert tratará los datos personales según lo establecido en la Sección 5 del presente manual.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Grupo Empresarial Nitrofert: Para efectos del presente documento deberá entenderse cualquiera de las sociedades que lo integran, de forma conjunta o individual, según el contexto donde se enuncie, que son: (i) NITROFERT S.A.S. – NIT. 901.174.177; (ii) INTEFERT S.A.S. – NIT. 901.564.957; (iii) NITROCARIBE S.A.S. – NIT. 901.594.213; (iv) NITROCREDIT S.A.S. – NIT 901.856.841; (v) NITROFOODS CO S.A.S. – NIT 901.856.277; (vi) NITROFARM S.A.S. – NIT 901.762.900.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos Personales, para efectos de la Política de Tratamiento de Datos Personales, al referirse al responsable del tratamiento, se referirá a: (i) NITROFERT S.A.S. – NIT. 901.174.177; (ii) INTEFERT S.A.S. – NIT. 901.564.957; (iii) NITROCARIBE S.A.S. – NIT. 901.594.213; (iv) NITROCREDIT S.A.S. – NIT 901.856.841; (v) NITROFOODS CO S.A.S. – NIT 901.856.277; (vi) NITROFARM S.A.S. – NIT 901.762.900.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Los titulares se encuentran definidos en la Sección 5 del presente manual.

Transferencia: La transferencia tendrá lugar cuando el responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento de datos personales, envíe la información o los datos personales a un receptor, que a su vez sea responsable del tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable del tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en el presente manual previa autorización del titular.

  1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales será el Grupo Empresarial Nitrofert y se referirá a: (i) NITROFERT S.A.S. – NIT. 901.174.177 – 1; (ii) INTEFERT S.A.S. – NIT. 901.564.957 – 1; (iii) NITROCARIBE S.A.S. – NIT. 901.594.213 – 9; (iv) NITROCREDIT S.A.S. – NIT 901.856.841 – 1; (v) NITROFOODS CO S.A.S. – NIT 901.856.277 – 5; (vi) NITROFARM S.A.S. – NIT 901.762.900 – 1.

A continuación, se relacionan los datos generales de identificación de las Compañías responsables:

NITROFERT S.A.S.

NIT: 901.174.177-1

INTEFERT S.A.S.

NIT: 901.564.957-1

NITROCARIBE S.A.S.

NIT. 901.594.213-9

NITROCREDIT S.A.S.

NIT: 901.856.841–1

NITROFOODS CO S.A.S.

NIT: 901.856.277-5

NITROFARM S.A.S.

NIT: 901.762.900-1

Podrán contactarse con el Grupo Empresarial Nitrofert en:

Para las empresas NITROFERT S.A.S., NITROCREDIT S.A.S. y NITROFOODS CO S.A.S.:

Dirección: Carrera 53 No. 80 – 198 Oficina 1904, Edificio Atlántica Torre Empresarial, de la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@nitrofert.com.co

Para NITROFARM S.A.S.:

Dirección: Carrera 53 No. 80 – 198 Oficina 201, Edificio Atlántica Torre Empresarial, de la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@nitrofarm.com.co

Para NITROCARIBE S.A.S.:

Dirección: ZF SANTA MARTA 6 7 8 Y 10 P A KM 1 VIA GAIRA SEC LA LUCHA, de la ciudad de Santa Marta, Magdalena, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@nitrocaribe.com

Para INTEFERT S.A.S.:

Dirección: Carrera 53 No. 80 – 198 Oficina 1905, Edificio Atlántica Torre Empresarial, de la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@intefert.com

5.2. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los derechos de los titulares están contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012:

–    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

–    Datos de naturaleza pública.

–    Casos de urgencia médica o sanitaria.

–    Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

–    Datos relacionados con el registro civil de las Personas.

  • Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los derechos listados también podrán ser aplicados por:

–    El titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

–    Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

–    Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

–    Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los titulares podrán, en cualquier momento, acceder a los datos personales almacenados por el Grupo Empresarial Nitrofert y a los detalles del tratamiento, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o estar incompletos, y a suprimirlos cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señaladas en esta política, cuando estén siendo utilizados para finalidades no autorizadas, o bien, oponerse simplemente al Tratamiento.

5.2.1. Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

–    Responder y respetar el interés superior de los menores.

–    Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y de las entidades educativas de todo tipo, proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

5.3. DEBERES DE LAS COMPAÑÍAS DEL GRUPO EMPRESARIAL COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

5.3.1. Deberes de los responsables del tratamiento

  1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.3.2. Deberes de los encargados del tratamiento

  1. p) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. q) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. r) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  4. s) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. t) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
  6. u) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
  7. v) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
  8. w) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. y) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. z) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  12. aa) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

El Grupo Empresarial Nitrofert adelanta actividades de tratamiento de los datos personales a través de la recolección, almacenamiento, consulta y uso de estos con el propósito de ejecutar las actividades propias del desarrollo del objeto social y dar cumplimiento a diferentes normas vigentes en las cuales se requiere del conocimiento de los terceros.

Los datos personales y datos sensibles recolectados por el Grupo Empresarial Nitrofert tienen como finalidad general: (a) efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de su objeto social en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular; (b) el cumplimiento de la normatividad vigente; (c) propósitos educativos; (d) establecer comunicación con los titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en el presente manual, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (e) el envío de información sobre los productos o servicios comercializados por el Grupo Empresarial Nitrofert así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros, invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios; (f) enviar información sobre programas propios y de terceros; (g) ya sea directamente o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los datos personales que los titulares suministren para incorporarlos en las distintas bases de datos del Grupo Empresarial NITROFERT; (h) adelantar debidas diligencias compliance de las contrapartes; (i) gestionar solicitudes, quejas o reclamos.

Las finalidades específicas, dependiendo de la relación con cada titular para las cuales el Grupo Empresarial Nitrofert tratará los datos personales de los titulares, son:

(i) Respecto a los datos personales de los menores y su grupo familiar:

El Grupo Empresarial Nitrofert, se compromete a que el tratamiento de la información de los niños y adolescentes que accedan a los dominios web y canales de atención señalados en este manual, están sujetos a los principios, parámetros y requisitos contenidos en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la Sentencia C-778 de 2012 de la Corte Constitucional, Código de la Infancia y la Adolescencia de Ley 1098 de 2006 y Derechos del Niño Ley 12 de 1991.

El titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por parte del Grupo Empresarial Nitrofert, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representante legal del menor.

(ii) Respecto a los datos personales de empleados y aspirantes:

  1. a) Para el desarrollo natural de las relaciones laborales;
  2. b) Dar información de las diferentes actividades;
  3. c) Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  4. d) Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
  5. e) Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la Ley aplicable;
  6. f) Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  7. g) Planificar actividades dentro y fuera de las instalaciones de las compañías del Grupo Empresarial Nitrofert;
  8. h) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el Grupo Empresarial Nitrofert con los titulares, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo.
  9. i) Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y delitos fuente de lavado, soborno, soborno transnacional, corrupción y delitos asociados a la misma. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a la Circular básica jurídica – Capítulos X y XIII.
  10. j) Para ejecución de debidas diligencias ampliadas en función de atender señales de alerta LA/FT/FP/C/ST que se presenten en la marcha de la operación.
  11. k) Reporte de señales de alerta identificadas a la Unidad de información y análisis financiero – UIAF.
  12. l) Controles biométricos de ingreso y salida del personal a las instalaciones.
  13. m) Transmisión de información a encargados del tratamiento de datos personales.
  14. n) Establecer y gestionar todo lo concerniente a la relación contractual y post contractual de naturaleza comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo.
  15. o) Monitorear a través de sistemas de video vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las oficinas, sedes, centros de trabajo, sucursales o en las empresas que las compañías del Grupo Empresarial Nitrofert, tengan participación patrimonial o sean afines. Lo anterior, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con el Grupo Empresarial.
  16. p) Publicar, divulgar y usar imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones entre otros, durante eventos, publicaciones realizadas en la página web, carteleras, redes sociales, avisos y diferentes medios de comunicación usados por el Grupo Empresarial Nitrofert.
  17. q) Para la ejecución de procesos de Investigación de incidentes, accidentes de trabajo, enfermedades laborales, actos y/o condiciones inseguras, que se puedan presentar en nuestras instalaciones o fuera de ellas o con ocasión a las funciones que se realizan.
  18. r) Para el diligenciamiento de encuestas, exámenes, registros de asistencia, formatos de actualización de información del personal y todo documento que deba ser diligenciado con datos personales.

(iii) Respecto a los datos de los adquirentes de productos y servicios:

  1. a) Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de clientes.
  2. b) Informar a los titulares sobre novedades, noticias, promociones propias y/o de terceros; precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y/o de terceros.
  3. c) Reportar información sobre riesgos crediticios y control y prevención del lavado de activos; realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, directamente o a través de terceros con quienes se contrate para tal efecto.
  4. d) Identificar formas en que el Grupo Empresarial Nitrofert puede ofrecerle un mejor servicio, por medio de productos nuevos o existentes y servicios con mayor eficacia.
  5. e) Utilizar los datos personales con fines comerciales internos, dentro del interés legítimo, de ejercer actividades empresariales, así como supervisar y mejorar los servicios prestados.
  6. f) Ofrecer productos y servicios, elaborar estudios de mercadotecnia, segmentación de mercado con la finalidad de ofrecerle aquellos productos que se adecúen a los titulares; enviarle promociones, publicidad y cupones de descuentos, así como de aquellos productos de las empresas con las que el Grupo Empresarial Nitrofert tiene relación corporativa; e invitarlo a participar en concursos o sorteos y actividades.
  7. g) Proporcionarle una gama de productos y servicios propios y en convenio con compañías externas que ofrece el Grupo Empresarial Nitrofert.
  8. h) Transferir los datos personales o datos sensibles a terceros con quienes medie un contrato de procesamiento de datos, o cuyo objeto contractual requiera la transferencia o la transmisión de Datos Personales.
  9. i) Transferir los datos personales a terceros o proveedores de servicios necesarios para que las compañías del Grupo Empresarial Nitrofert desarrollen su objeto social.
  10. j) Transferir a terceros que presten servicios de operación de los sistemas informáticos del Grupo Empresarial Nitrofert para enviar correos físicos o correos electrónicos o a empresas que realizan análisis de datos, para generar estrategias de mercadeo, segmentación de grupos demográficos y demás información de los titulares que permitan caracterizarlos demográficamente según sus “géneros de interés”.
  11. k) Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y delitos fuente de lavado, soborno, soborno transnacional, corrupción y delitos asociados a la misma. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a la Circular básica jurídica – Capítulos X y XIII.
  12. l) Para ejecución de debidas diligencias ampliadas en función de atender señales de alerta LA/FT/FP/C/ST que se presenten en la marcha de la operación.
  13. m) Reporte de señales de alerta identificadas a la Unidad de información y análisis financiero – UIAF.

(iv) Respecto a los datos de los interesados y posibles clientes:

  1. a) Contactar, con el propósito de comercialización, a los interesados en adquirir los productos y servicios del Grupo Empresarial Nitrofert, que proporcionaron sus datos, a través de la opción de cotización en línea, ofrecida en la página web.
  2. b) Utilizar los datos personales que se proporcionen en una solicitud de información o consulta acerca de servicios y productos comercializados por el Grupo Empresarial Nitrofert, a fin de responder o facilitar la información que se ha solicitado.
  3. c) Procesar y administrar las operaciones registradas en la página web estableciendo así un canal de comunicación, a fin de informarle las novedades y cronogramas.
  4. d) Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y delitos fuente de lavado, soborno, soborno transnacional, corrupción y delitos asociados a la misma. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a la circular básica jurídica – Capítulos X y XIII.

(v) Respecto a los datos del proveedor o contratista

  1. a) Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de proveedores y/o contratistas.
  2. b) Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas.
  3. c) Conservar los datos personales de aquellos Contratistas y/o Proveedores inactivos, para efectos de poder suministrar tal información a las entidades que así lo requieran.
  4. d) Generar y conservar soportes requeridos por los procesos de auditoría interna y externa.
  5. e) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos y contables del Grupo Empresarial Nitrofert.
  6. f) Para la ejecución de los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas del Grupo Empresarial Nitrofert.
  7. g) Transmitir los datos que el Gobierno Nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales.
  8. h) Transmitir o transferir la información recolectada a distintas áreas del Grupo Empresarial que la requieran para lograr la ejecución del objeto social.
  9. i) Monitorear a través de sistemas de video vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las oficinas, sedes, centros de trabajo, sucursales o en las empresas que pertenecen al Grupo Empresarial Nitrofert, tenga participación patrimonial o sean afines. Lo anterior, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con el Grupo Empresarial.
  10. j) Tratamiento del formato de vinculación y actualización de terceros, así como la información en él solicitada.
  11. k) Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y las demás finalidades que se relacionen con el cumplimiento de sus obligaciones o el ejercicio de sus derechos derivados de la relación que tiene, tuvo o podrá tener con el titular.
  12. l) Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y delitos fuente de lavado, soborno, soborno transnacional, corrupción y delitos asociados a la misma. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a circular básica jurídica – Capítulos X y XIII.
  13. m) Para ejecución de debidas diligencias ampliadas en función de atender señales de alerta LA/FT/FP/C/ST que se presenten en la marcha de la operación.
  14. n) Reporte de señales de alerta identificadas a la Unidad de información y análisis financiero – UIAF.

(vi) Tratamiento de datos personales accionistas

  1. a) Adelantar los trámites que el Grupo Empresarial Nitrofert requiera en donde deban ser usados los datos personales.
  2. b) Registro en los sistemas de información del Grupo Empresarial Nitrofert y en sus bases de datos.
  3. c) Envío de información relacionada con su participación accionaria en las compañías que pertenecen al Grupo Empresarial.
  4. d) Controlar el acceso a las instalaciones del Grupo Empresarial Nitrofert y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
  5. e) Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares, actualización de bases de datos por parte de terceros relacionados, organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
  6. f) Transferir la información recolectada a las áreas que lo requieran al interior del Grupo Empresarial Nitrofert.
  7. g) Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de las Compañías que pertenecen al Grupo Empresarial Nitrofert.
  8. h) Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos y delitos fuente de lavado, soborno, soborno transnacional, corrupción y delitos asociados a la misma. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a la Circular básica jurídica – Capítulos X y XIII.

Desde el Grupo Empresarial Nitrofert no se verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus datos personales o datos sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos personales o datos sensibles que el titular proporcione sobre sí mismo, por tanto, el Grupo Empresarial no tiene responsabilidad alguna por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información suministrada. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero. El presente manual aplica para cualquier tratamiento de datos personales y/o datos sensibles recolectado en cualquiera de los canales de atención.

Entre los datos personales recolectados por el Grupo Empresarial Nitrofert se encuentran aquellos relativos a intereses y preferencias de los titulares, como también aquellos relativos al navegador usado y los dispositivos implementados para navegar en la web. De acuerdo con las finalidades enunciadas, los datos personales podrán ser puestos a disposición del personal encargado de la labor correspondiente en el grupo Empresarial Nitrofert.

5.5. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS RELACIONADOS Y DERIVADOS DEL PRESENTE MANUAL POR PARTE DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

El Grupo Empresarial Nitrofert como responsable del tratamiento de datos personales de las personas naturales identificadas dentro de su grupo de interés, con el ánimo de garantizar el ejercicio del derecho de habeas data, ha determinado que el Grupo Empresarial Nitrofert es responsable de tramitar las consultas, reclamos y demás solicitudes en materia de protección de datos personales que se presenten; y para este efecto ha habilitado los canales de atención que a continuación se describen:

Para las empresas NITROFERT S.A.S., NITROCREDIT S.A.S. y NITROFOODS CO S.A.S.:

Dirección: Carrera 53 No. 80 – 198 Oficina 1904, Edificio Atlántica Torre Empresarial, de la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@nitrofert.com.co

Para NITROFARM S.A.S.:

Dirección: Carrera 53 No. 80 – 198 Oficina 201, Edificio Atlántica Torre Empresarial, de la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@nitrofarm.com.co

Para NITROCARIBE S.A.S.:

Dirección: ZF SANTA MARTA 6 7 8 Y 10 P A KM 1 VIA GAIRA SEC LA LUCHA, de la ciudad de Santa Marta, Magdalena, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@nitrocaribe.com

Para INTEFERT S.A.S.:

Dirección: Carrera 53 No. 80 – 198 Oficina 1905, Edificio Atlántica Torre Empresarial, de la ciudad de Barranquilla, Atlántico, dirigida a Servicio al Cliente.

Correo Electrónico: notificaciones@intefert.com

A continuación, se describen los detalles del procedimiento que garantizarán el correcto ejercicio de sus derechos como titular de información personal.

Para la radicación y atención de su petición, consulta o reclamo el titular deberá suministrar la siguiente información:

  1. Nombre completo y apellidos.
  2. Dirección física.
  3. Correo electrónico.
  4. Número de teléfono (línea fija).
  5. Número de móvil.
  6. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  7. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  8. Firma (si aplica) y número de identificación.

En caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular sin que este aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada. El ejercicio de los derechos de habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor.

El titular o causahabiente sólo deberá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Grupo Empresarial Nitrofert. Igualmente, agotados los términos legales, si no obtuvo respuesta a su consulta o reclamo en materia de habeas data por parte del Grupo Empresarial Nitrofert, podrá presentar directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por las posibles infracciones a la normatividad en materia de protección de datos personales.

5.5.1. Petición por parte del Titular de la Información

Cuando el titular de los datos personales requiera conocer la información de tipo personal que de él reposa o que esté vinculada en las bases de datos de propiedad del Grupo Empresarial Nitrofert, o desee conocer el origen de los datos, conocer cualquier otro dato personal suyo que haya sido obtenido mediante cualquier tipo de procedimiento, operación o tratamiento, o conocer a quienes se han transmitido y/o transferido sus datos de carácter personal o a quien se pretende comunicar los mismos, deberá formular su petición por algunos de los canales autorizados previamente indicados, la cual será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

En caso de no ser posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Cuando los titulares de datos personales realicen una petición sobre su información de tipo personal, el Grupo Empresarial Nitrofert en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de sus datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al titular de la información.

5.5.2. Reclamos por parte del Titular de la Información

Si usted como titular de datos personales considera que la información contenida en una base de datos propiedad del Grupo Empresarial Nitrofert debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el Grupo Empresarial Nitrofert o el encargado del tratamiento, utilizando algunos de los canales autorizados previamente indicados.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Si el reclamo se ha presentado de forma incompleta y se notificó oportunamente para que se subsanara el error y el solicitante no ha dado respuesta dentro de los dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos de propiedad del Grupo Empresarial Nitrofert una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

En caso de que el Grupo Empresarial Nitrofert reciba un reclamo por parte de un titular de información y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

5.6. PERSONA Y ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área encargada dispuesta por el Grupo Empresarial Nitrofert para la atención de peticiones, consultas y reclamos, y en general para que los titulares ejerzan sus derechos, será la de Servicio al Cliente, la cual será la que podrá ser contactada por los titulares o sus causahabientes para la atención de sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización en las direcciones señaladas en el punto anterior.

5.7. PERÍODOS DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos serán almacenadas de acuerdo con la política de gestión documental definida por el Grupo Empresarial Nitrofert, según el tipo de documentación que esté siendo almacenada.

  1. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por el Grupo Empresarial Nitrofert. Lo anterior, con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

En la autorización de tratamiento de datos el Grupo Empresarial Nitrofert informa de manera clara y expresa:

  1. a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservarán y se protegerán bajo condiciones estrictas de seguridad.
  2. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas traten sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  3. c) Los derechos que le asisten como titular.
  4. d) Si se trata de datos sensibles, el derecho a decidir si suministra o no la información solicitada.

El Grupo Empresarial Nitrofert adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Excepciones previstas en la Ley 1581 de 2012 en donde la autorización no es necesaria:

  1. a) Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  2. b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  3. c) En caso de emergencia médica o sanitaria.
  4. d) Cuando sea tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. e) Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

Aun cuando dadas estas circunstancias no se requiera autorización expresa del titular, se tendrán que aplicar los demás principios y disposiciones sobre protección de datos personales.

  1. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para garantizar la protección de la confidencialidad y privacidad de la información de carácter personal que se encuentra en las bases de datos de propiedad del Grupo Empresarial Nitrofert se han implementado controles administrativos y tecnológicos suficientes que trabajan en la protección del tratamiento de los datos personales y el acceso a sus bases de datos donde estos reposan, los cuales son adoptados conforme a la estructura organizacional y al volumen de datos tratados al interior del Grupo Empresarial Nitrofert, siendo la seguridad de la información un elemento de relevancia alta reflejado también en la cultura organizacional.

  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

De acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013, el Grupo Empresarial Nitrofert ha dispuesto sus canales de atención de forma gratuita y ágil a través de los cuales, el titular puede en cualquier momento y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar al Grupo Empresarial Nitrofert la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de la respectiva petición. Si vencido el término legal respectivo el Grupo Empresarial Nitrofert no elimina sus datos personales de las bases de datos, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es una comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad debe contener lo siguiente:

  1. a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  2. b) El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. c) Los derechos que le asisten como titular.
  4. d) Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política del tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente.
  5. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD

De conformidad con el capítulo III de la ley 1581, sus decretos y circulares reglamentarios, el Grupo Empresarial Nitrofert registrará sus bases de datos junto con la política consignada en el presente manual, en el registro nacional de bases de datos – RNBD administrado por la superintendencia de industria y comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

  1. MODIFICACIONES AL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y AL AVISO DE PRIVACIDAD

El Grupo Empresarial Nitrofert se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento de manera unilateral su Manual de Tratamiento de Datos Personales, las políticas que lo componen y/o el aviso de privacidad. Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado a través de nuestra página web o correo electrónico.

El Oficial de Cumplimiento, se encargará de gestionar la aplicación adecuada del presente manual por parte de todos los procesos del Grupo Empresarial Nitrofert, deberá también realizar gestión para que este manual esté disponible para todos los empleados de cada una de las compañías y de su actualización cuando se presenten cambios en las leyes y/o regulaciones locales aplicables o en las prácticas comerciales del Grupo Empresarial.

  1. FECHA DE PUBLICACIÓN

El presente manual rige a partir del 01 de noviembre del 2021 con su primera versión, se actualizó el 02 de septiembre del 2022, 31 de agosto del 2023, 30 de junio del 2024 y nuevamente se actualiza el 11 de junio de 2026, y estará publicado en nuestra página web https://nitrofert.com.co. También podrá ser comunicado directamente a los titulares de la información.